學會說“不”——時間管理

2019-07-18作者:劉瑩、田小飛編輯:書問閱讀

你也許用技術、用工具管理過工作、管理過事務,但是你有沒有管理過自己的時間呢?時間管理就是用技巧等幫助人們,通過有效地運用時間,決定該做什么事情,不能做什么,降低可變性,并最終幫助人們完成工作、實現目標。

世界領先的管理咨詢公司麥肯錫曾經在一次咨詢過程中得到了沉痛的教訓。在為一家重要的大客戶做咨詢時,麥肯錫的項目負責人在電梯里遇見了對方公司的董事長,董事長很想了解該項目的實施情況,就問麥肯錫的項目負責人,希望知道現在項目的進展。


項目負責人根本沒有做任何準備,他沒有料到會在電梯里遇見客戶,沒想到客戶會抓住在電梯里的時間詢問項目的有關情況。而且,即使做了準備,也無法抓住要點在電梯從1 樓到30 樓這么短的時間內將其說清楚。結果,很明顯,麥肯錫失去了這位重要的客戶。


經過這次教訓以后,麥肯錫要求公司員工學會在最短的時間將結果表達清楚。麥肯錫認為,一般情況下,人們所能記憶的內容不多,只能記住一二三,而記不住四五六,所以,凡事都將重點歸納在3 條以內,這就是著名的“30秒鐘電梯”理論。麥肯錫的做法,實際上就是對時間的管理,即用最少的時間或者在規定的時間范圍內,做好應該做的工作。

日本有一項專業的統計數據表明,人們每8 分鐘就會受到1 次打擾,每小時大約7 次,每天50~60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘,每天被打擾的時間就是4 小時,按8 小時的工作時間計算,就有一半的時間被打擾。在這4 個小時里,80%的打擾是沒有意義的,被人打擾以后重新拾起原來的思路平均需要3 分鐘,總共每天需要2.5 小時,這樣計算下來,每天因為打擾而產生的損失是5.5 小時。


華為公司的管理者在對員工進行時間管理培訓的時候,要求每個員工首先要認識到:打擾是時間的第一大盜。在時間管理培訓的第一部分,就讓員工們了解到大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃,比如沒有考慮到工作的實際操作性;沒有考慮到工作的持續性,導致工作做了一半只能擱置;沒有考慮選擇更好的工作方法,結果耗時耗力。


另一方面,不懂得適時地說“不”,也是一種不明智的行為。人們在平時的工作中常見的一種情況就是不會拒絕,任何人都可能把自己的事情推給別人,如果這個人把并不屬于自己工作范疇的事情,也一一攬過來,結果是自己不能勝任,也耽誤了別人的事情,從而浪費了自己的時間,結果對雙方都沒有好處。


在接到別人的委托時,先對自己的能力進行分析,看是否能如期保質地完成,如果不能,要懂得在適當的時候說“不”。為了解決因為打擾而浪費掉時間的問題,華為公司要求員工在接到沒有意義的電話時要有禮貌地掛斷,可以多采用一些干擾少的聯系方式;為了避免上司的突然打擾,要學會積極主動地與上司交流。在拜訪客戶前,要了解客戶的生活習慣,盡可能減少工作流程,減少耽誤降低工作效率的環節,節省寶貴的時間。


以上內容來自清華大學出版社《經濟學知識速查寶典(實例白金版)》,“生活離不開經濟學”,我們每天都在和經濟打交道,但是又有幾個人會認真思考我們的經濟行為?大到國家,小到個人,無時無刻不在做決策,其實決策本身就是一種經濟行為,因為權衡利弊,理性的人都會做出最有利于自己的決定。


內容來源:書問

作者劉瑩、田小飛
出版清華大學出版社
定價29元
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